| Veranstaltung: | 92. Bundesversammlung 2024 - Anträge |
|---|---|
| Status: | Beschluss |
| Abstimmungsergebnis: | Ja: 79, Nein: 0, Enthaltungen: 1 |
| Beschluss durch: | Bundesversammlung |
| Beschlossen am: | 10.05.2024 |
| Basierend auf: | A12 (TEIL 3): Konzept zur Entwicklung einer Strategie für die DPSG (Phase 0) |
Die Strategiegruppe wird besetzt und die Arbeitsfähigkeit hergestellt.
Diese Phase steht ganz im Zeichen der Vorbereitung für den Start des
Strategieprozesses.
Leitfragen vor Besetzung der Strategiegruppe:
[Info-Box: Expert*innen: Der*die Expert*in besitzt eine Expertise, welche für
die Mitarbeit in der Strategiegruppe qualifiziert. Diese kann sich aus
unterschiedlichen Kriterien wie Fachkompetenz, Unabhängigkeit, Diversität oder
Lebensweltorientierung zusammensetzen. Mehr Informationen finden sich im
weiteren Verlauf (vgl. Phase 0.5.1)]
Leitfragen in der Arbeit der Strategiegruppe:
[siehe PDF Abb. 2: RACI Phase 0]
Der Hauptausschuss ist dafür verantwortlich, den Ausschreibungsprozess für die
Besetzung der Strategiegruppe anzustoßen und den Prozessschritt entsprechend
durch Freigaben, z. B. der finalen Stellenausschreibung, zu begleiten. Dabei
unterstützt ihn das Bundesbüro in der operativen Umsetzung, wie der Aufbereitung
der Ausschreibungen oder Werbungsformate. Die externe Begleitung wird dabei über
Prozesszwischenstände informiert.
In einem zweiten Schritt ist der Hauptausschuss ebenfalls in der Verantwortung,
die Bewerbungsunterlagen zu sichten und über die Besetzung zu entscheiden. Dabei
werden weitere Stakeholder*innen über die finale Besetzung informiert.
Die Vorbereitung des ersten Abendtermins der neu einberufenen Strategiegruppe
ist in der Verantwortung von dem*der Referent*in Verbandsentwicklung. Die
methodische Planung und Durchführung liegt in den Händen der externen
Begleitung. Die Strategiegruppe selbst ist beratend und kann sich in der
Vorbereitung mit ihren Wünschen und Bedarfen einbringen.
Das erste gemeinsame Kick-Off-Wochenende findet in Form eines persönlichen
Treffens statt und wird von der externen Begleitung, dem*der Referent*in
Verbandsentwicklung sowie der Strategiegruppe selbst vorbereitet. Darüber hinaus
kann an diesem Wochenende mit der Wahl einer ehrenamtlichen Leitung der
Strategiegruppe eine neue Verantwortlichkeit entstehen. Die Gesamtverantwortung
liegt bei diesem Wochenende wieder bei der*dem Referent*in Verbandsentwicklung,
welche*r das Bindeglied zwischen allen Beteiligten darstellt.
Insgesamt ca. 14-16 Wochen mit Zeit zwischen den Terminen:
Die Vorbereitungsphase ist gekennzeichnet von einem engen Zeitplan, welcher
insbesondere bei der ersten Durchführung der Strategieentwicklung zum Tragen
kommt. Die Ausschreibung kann hier erst nach dem Beschluss des Konzeptes durch
die BV erfolgen. Zukünftig ist dies auch früher möglich.
In dieser Phase werden die Voraussetzungen für die eigentliche Strategiearbeit
geschaffen. Die Phase selbst lässt sich in zwei größere Arbeitspakete teilen:
Zum einen wird hier die Strategiegruppe besetzt, zum anderen findet schon das
erste digitale Treffen sowie das Kick-Off-Wochenende der Gruppe selbst statt, um
in die gemeinsame Strategiearbeit zu starten.
Hinweis für Strategiezyklen nach dem ersten Durchgang: Eine Sicherstellung der
Wissensvermittlung und Einarbeitung von Reflexionsergebnissen des
vorangegangenen Zyklus liegt zunächst bei der Leitung der Strategiegruppe. Es
ist Aufgabe der Operativen – vor allem des Bundesvorstandes – Lösungen und
Übergänge für den Fall zu finden, dass es eine Überschneidung zwischen neuem
Zyklus und Neuanstellung Referent*in Verbandsentwicklung gibt.
Die Vorbereitungsphase startet mit der Ausschreibung für die Besetzung der
Strategiegruppe durch den HA. Es sollte für 8 Wochen ausgeschrieben werden.
Wichtig: Schon im Vorfeld sollten mit der Ausschreibung die Termine für die
Treffen in Phase 0 der Strategiegruppe festgelegt und kommuniziert werden, um
unmittelbar nach der Besetzung der Strategiegruppe sowohl mit der Arbeit schnell
starten zu können als auch eine Verfügbarkeit möglichst aller an den ersten
Treffen Teilnehmenden sicherzustellen.
In der Ausschreibung ist auf eine kompetenzbasierte Besetzung zu achten und in
der Besetzung später anzustreben. Dabei muss nicht jede Expertise durch explizit
eine Person besetzt sein, sondern eine Person kann je nachdem auch mehrere
Expertisen auf sich vereinen. Ziel ist es, dass all diese Rollen in der
ungefähren Gewichtung in der Strategiegruppe vertreten sind und die Gruppengröße
die Arbeitsfähigkeit gewährleistet.
Die folgenden Rollen beschreiben die (auszuschreibenden) Expert*innen der
Strategiegruppe:
Folgende allgemeine Voraussetzung sollten außerdem für die Besetzung gegeben
sein:
In einem weiteren Schritt sichtet der HA die eingegangenen Bewerbungen und
entscheidet sich entsprechend der kompetenzbasierten Ausschreibung und der
allgemeinen Voraussetzungen unter Phase 0.1.1 für die passendsten
Kandidat*innen. Das sollte in den ersten zwei Wochen nach der Ausschreibung
geschehen.
Eine Expertise, die für die Mitarbeit in der Strategiegruppe qualifiziert, kann
sich aus unterschiedlichen Betrachtungsweisen ergeben:
Begleitet wird die Strategiegruppe verbandsintern und -extern durch sachkundige
hauptberufliche Expert*innen. In Kombination sind beide Rollen in den gesamten
Prozessverlauf eingebunden und wichtige Verbindungspersonen für die
Strategiegruppe und ihre Stakeholder*innen.
Im ersten Durchlauf sollte diese Person im besten Fall von der Agentur IMAP
(siehe www.imap-institut.de) gestellt werden, welche auch die Entwicklung des
Konzeptes zur Strategieentwicklung extern begleitet hat und mit dem Prozess
vertraut ist.
Leitung der Strategiegruppe haben schließlich inne:
Bei dem Kick-Off-Wochenende der Strategiegruppe verständigt sich selbige zu
ihrer gemeinsamen Arbeitsweise und kann – sofern es passt – eine ehrenamtliche
Leitung aus der Gruppe heraus bestimmen bzw. wählen.
Die ehrenamtliche Leitung bildet gemeinsam mit dem*der Referent*in
Verbandsentwicklung und der externen Begleitung das Vor- und Nachbereitungsteam
für die Treffen der Strategiegruppe und begleitet den
Strategieentwicklungsprozess.
Der erste Abendtermin (möglichst kurz nach der Besetzung) der Strategiegruppe
dient einem ersten Kennenlernen, einem technischen und organisatorischen
Onboarding sowie einem Ausblick auf die weitere Arbeit und das dann schon bald
anstehende Kick-Off-Wochenende, um die Arbeit richtig aufzunehmen. Der
Abendtermin wird durch den*die Referent*in für Verbandsentwicklung vorbereitet
und moderiert.
Die Strategiegruppe trifft sich spätestens vier Wochen nach dem ersten
Abendtermin für ein Wochenende. Wir empfehlen dies, wie alle weiteren
anstehenden Wochenenden, in Präsenz. Begleitet wird sie dabei von dem*der
Referent*in Verbandsentwicklung und der externen Begleitung, welche das Treffen
organisatorisch und inhaltlich vorbereiten, um einen angemessenen Kick-Off für
den Strategieprozess zu gewährleisten und die Gruppe in eine Arbeitsfähigkeit
bringen.
Das Teambuilding für die Strategiegruppe selbst sollte an diesem Wochenende
nicht zu kurz kommen, da die Gruppe nun für 1,5 Jahre gemeinsam an einem
Zukunftsbild für die DPSG arbeiten wird.
Bei diesem Treffen werden das Konzept zur Strategieentwicklung und die
Reflexionsergebnisse des letzten Strategiezyklus gemeinsam gesichtet und Fragen
geklärt. Ziel ist es, dass die Strategiegruppe einen Überblick über den
Zeitraum, die Phasen, die Meilensteine und die Inhalte der Strategieentwicklung
bekommt. Im optimalen Fall nehmen Mitglieder der AG Kompass (erster Zyklus) bzw.
Mitglieder der vorhergehenden Strategiegruppe für ein inhaltliches Onboarding an
einem Teil des Treffens teil. In ihrer Verantwortung könnte dann die Klärung von
Fragen, Unklarheiten und eine saubere Einarbeitung von Ergänzungen aus
vergangenen Durchführungen des Konzeptes liegen.
Weiter wird schon ein erster Blick auf Phase 1 geworfen: Die Leitfragen der
einzelnen Aktivitäten in der Analysephase, die im Konzept vorgegeben sind,
werden bestätigt und ergänzt (vgl. Phase 1).
Sinnvollerweise plant die Strategiegruppe an diesem Wochenende alle weiteren
absehbaren Terminen bis zur Beschlussfassung der Strategie. Dabei sollte der
Zeitraum, in dem die Bundesversammlung die Möglichkeit zur Kommentierung der
final ausgewählten Strategie (vgl. Phase 4.1.3) erhält, festgelegt und
kommuniziert werden, ehe diese dann final von der BV beschlossen wird.
Erste Aufgabenpakete, die zu diesem Zeitpunkt begonnen werden sollten, sind zu
verteilen. Unter anderem sollte mit der Vorbereitung und Rekrutierung für die
Stakeholder*innen-Interviews (vgl. Phase 1.2.2) und die qualitative Befragung
(vgl. Phase 1.4.1) beginnen.
Das Kommentieren ist möglich: bis 12.05.2024, 13:30