| Veranstaltung: | 92. Bundesversammlung 2024 - Anträge |
|---|---|
| Status: | Beschluss |
| Abstimmungsergebnis: | Ja: 79, Nein: 0, Enthaltungen: 1 |
| Beschluss durch: | Bundesversammlung |
| Beschlossen am: | 10.05.2024 |
| Basierend auf: | A12 (TEIL 4): Konzept zur Entwicklung einer Strategie für die DPSG (Phase 1) |
Umfeld- und Verbandsanalysen werden durchgeführt und Stärken und Schwächen,
Chancen und Risiken daraus abgeleitet. Diese werden in einem partizipativen
Prozess überprüft. Abgeleitete Erkenntnisse werden veröffentlicht.
In dieser Phase geht es darum, ein umfassendes Bild der aktuellen Situation des
Verbandes und des Umfeldes sowie der Herausforderungen der kommenden Jahre zu
erarbeiten, um eine solide Grundlage für die folgenden Schritte des
Strategieprozesses zu schaffen. Dazu werden Umfeld- und Verbandsanalysen
durchgeführt und daraus Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken abgeleitet.
Diese werden in einem partizipativen Prozess überprüft und die gewonnenen
Erkenntnisse werden veröffentlicht, um einen gemeinschaftlichen Wissensstand
herzustellen.
Leitfragen:
[siehe PDF Abb. 3: RACI Phase 1]
Verantwortlich für die Durchführung der Analysen sowie die Ableitung und
Überprüfung von Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken ist die
Strategiegruppe. Dabei sollte auf die Unterstützung hauptberuflicher
Mitarbeiter*innen des Bundesbüros zurückgegriffen werden, die bspw. im Vorfeld
Dokumente aufbereiten und zusammenfassen können. Zudem kann das Bundesbüro bei
Verschriftlichung, Visualisierung und Versand der Ergebnisse unterstützen.
Die Visualisierung vorhandener Gremien und Strukturen liegt explizit im
Verantwortungsbereich des*der Referent*in Verbandsentwicklung in Zusammenarbeit
mit dem Bundesbüro.
Des Weiteren beinhaltet die Analysephase verschiedene partizipative Elemente, an
denen entsprechend weitere Personengruppen beteiligt sind. So sollen in
Stakeholder*innen-Interviews Vertreter*innen unterschiedlicher Gremien befragt
werden (Bundesvorstand, Bundesleitung, Hauptausschuss, BSG e. V.). In
Fokusgruppen sollen verschiedene Zielgruppen zu Wort kommen und in einer
quantitativen Mitgliederbefragung besteht die Möglichkeit für alle DPSG-
Mitglieder, am Strategieprozess mitzuwirken.
Insgesamt ca. 18-22 Wochen mit Zeit zwischen den Terminen und der Möglichkeit,
Aktivitäten der Analysephase parallel durchzuführen:
In der Analysephase wird sowohl eine Umfeld- als auch eine Verbandsanalyse
durchgeführt, um eine Außen- sowie Innensicht zu erarbeiten. Für eine
größtmögliche Effizienz wird empfohlen, in dieser Phase verstärkt in
Kleingruppen zu arbeiten und auf die Unterstützung hauptberuflicher
Mitarbeiter*innen zurückzugreifen.
Im Rahmen der Umfeldanalyse erfolgt neben einer Analyse gesellschaftlicher
Trends, Entwicklungen und ihrer Relevanz für den Verband auch eine Analyse der
Strategien von Dachverbänden, wichtigen Partner*innen und Interessensgruppen
außerhalb der DPSG. Bei der Verbandsanalyse findet einerseits eine
Dokumentenanalyse statt, andererseits werdenStakeholder*innen-Interviews
(Interviews zu Stärken und Schwächen des Verbandes mit ausgewählten
Stakeholder*innen) durchgeführt. Zudem wird eine Visualisierung von vorhandenen
Gremien und Untergliederungen, deren Bezügen untereinander (Strukturanalyse) und
der Struktur des Bundesbüros erarbeitet.
Auf Basis dieser Analysen erfolgt dieZusammenfassung der ersten Ergebnisse,
beginnend mit einer gegenseitigen Vorstellung der Analyse-Ergebnisse und Klärung
von Fragen. Im Anschluss findet ein Workshop zur Vorbereitung der Partizipation
statt, in dem es um die Erarbeitung der wichtigsten Themenfelder geht, die im
Rahmen der anschließenden Mitgliederbefragung validiert werden sollen. Diese
Themenfelder werden zunächst in einer qualitativen Befragung in Form von
Fokusgruppen getestet, um direkte Partizipation zu ermöglichen und die Inhalte
der quantitativen Befragung zu erarbeiten. Die quantitative Mitgliederbefragung
erfolgt als Online-Befragung und dient der Validierung der zuvor abgeleiteten
Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken. Die Veröffentlichung der
Kernergebnisse beider Befragungen (ohne Interpretation) sollte vor dem Beschluss
der finalen Strategie auf der BV stattfinden, um Wertschätzung zu vermitteln,
ist jedoch nicht kritisch für die weiteren Prozessschritte.
Die schriftliche Zusammenfassung der Ergebnisse der Analysephasebasiert auf dem
Konsolidierungsworkshop, in dem die Zusammenführung der Analyse- und Befragungs-
Ergebnisse mittels SWOT-Analyse durch die Strategiegruppe vorgenommen wird.
Abschließend erfolgt die Verschriftlichung und Visualisierung der Analyse-
Ergebnisse sowie der daraus abgeleiteten Stärken und Schwächen, Chancen und
Risiken. Zur Vorbereitung wird empfohlen, bereits während der laufenden Analysen
einen „Speicher“ von zentralen Erkenntnissen anzulegen und passende O-Töne zu
sammeln, um den letzten Arbeitsschritt vorzubereiten und zu erleichtern.
Innerhalb von 4-6 Wochen soll sowohl die Umfeld- als auch die Verbandsanalyse
durchgeführt werden. Um die Analysen in diesem Zeitraum abschließen zu können,
wird empfohlen, die einzelnen Aktivitäten jeweils in Kleingruppen von 1-2
Personen (Stakeholder*innen-Interviews: 2-3 Personen) zusammen mit unten
genannten hauptberuflichen Mitarbeiter*innen durchzuführen.
Die Analyse gesellschaftlicher Trends und Entwicklungen sowie ihrer Relevanz für
den Verband soll entlang dieser Leitfragen erfolgen:
Zur Beantwortung der Fragen können bspw. folgende Quellen genutzt werden:
Der Strategiegruppe steht es frei, weitere oder andere Quellen zu nutzen, die
für die Beantwortung der Leitfragen hilfreich sein können. Zu berücksichtigen
ist die ggf. nicht gegebene Aktualität der Studien.
Aufgabe von dem*der Referent*in für Verbandsentwicklung ist es, im Vorfeld (also
vor Start dieses Meilensteins) mit Unterstützung des Bundesbüros die verwendeten
Quellen so vor- und aufzubereiten, dass die Strategiegruppe die genannten
Leitfragen möglichst ressourcenschonend beantworten kann.
Die Analyse der Strategien von für die DPSG relevanten Akteur*innen (siehe
unten) soll anhand dieser Leitfragen erfolgen:
Relevante Akteur*innen können dabei u. a. sein:
Aufgabe von dem*der Referent*in für Verbandsentwicklung ist es, im Vorfeld (also
vor Start dieses Meilensteins) mit Unterstützung des Bundesbüros die verwendeten
Quellen so vor- und aufzubereiten, dass die Strategiegruppe die genannten
Leitfragen möglichst ressourcenschonend beantworten kann.
Die Dokumenten- und Strukturanalyse soll entlang dieser Leitfragen erfolgen:
Zur Beantwortung der Leitfragen empfehlen wir die Sichtung und Auswertung u. a.
dieser Unterlagen:
Die Informationen sollen für die Strategiegruppen von den hauptberuflichen
Mitarbeiter*innen der Bundesleitung im Vorfeld (also vor Start dieses
Meilensteins) vor- und aufbereitet werden.
Um sicherzustellen, dass die Perspektiven und Hypothesen der wichtigsten
Stakeholder*innen im Rahmen des Strategieprozesses berücksichtigt und überprüft
werden können, sollen diese zu Stärken und Schwächen des Verbandes interviewt
werden. Dabei sollen verschiedene Perspektiven dazu gesammelt werden, wo die
DPSG aktuell inhaltlich, strukturell, strategisch, finanziell und personell
steht.
Als Interviewpartner*innen werden Vertretungen aus diesen Gremien empfohlen:
Mit Vertretungen aus diesen Gremien können die wichtigsten Perspektiven
abgedeckt werden, ohne durch Interviews mit „allen“ Stakeholder*innen
unverhältnismäßig viel Aufwand zu verursachen. Letztlich kann und muss aber die
Strategiegruppe anlass- und bedarfsbezogen entscheiden, welches für sie die
wichtigsten Stakeholder*innen sind.
Die Stakeholder*innenkönnen, müssen aber nicht einzeln interviewtwerden. Bei
einem gemeinsamen Interview mit mehreren Stakeholder*innen sollte jedoch bedacht
werden, dass dann möglicherweise Antworten gegeben werden, die sich aufeinander
beziehen und voneinander abhängig sind. Zudem ist bei einem gemeinsamen
Interview weniger Zeit für die Perspektiven der einzelnen Personen. Deshalb wird
empfohlen, mit max. 3 Personen gleichzeitig zu sprechen. Werden Interviews
einzeln durchgeführt, sind die Antworten unabhängiger voneinander (und
vielleicht ehrlicher). Zudem gibt es mehr Raum für jede einzelne Person. Die
Strategiegruppe soll entscheiden, wie sie vorgehen möchte.
Im ersten Zyklus sollte für die Vorbereitung der Stakeholder*innen-Interviews
auf die Methoden-Expertise der externen Begleitung zurückgegriffen werden.
Folgezyklen können auf die dokumentierte Methodik der zurückliegenden Zyklen
aufbauen.
Da die Umfeld- und Verbandsanalyse in Kleingruppen erfolgt ist, sollen die
Ergebnisse in einem Tagestermin (Empfehlung: digital) mit den anderen
Mitgliedern der Strategiegruppe geteilt und Fragen beantwortet werden, damit
alle auf dem gleichen Informationsstand sind.
Während eines Wochenendes soll die Strategiegruppe nun die Analyse-Ergebnisse
zusammenfassen. Die methodische Vorbereitung des Workshops liegt bei der*dem
Referent*in Verbandsentwicklung sowie der externen Begleitung. Nach dem ersten
Zyklus kann hierbei auf die dokumentierte Methodik der vorherigen Zyklen
zurückgegriffen werden.
Die Durchführung einer SWOT-Analyse wird empfohlen, mit deren Hilfe je ca. sechs
Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken abgeleitet werden sollen. Leitfragen
für die SWOT-Analyse sind:
[Info-Box: SWOT-Analyse: Die SWOT-Analyse ist eine Methode für die
Strategieplanung, bei der Eigenschaften des Unternehmens (oder in unserem Fall
des Verbandes) als Stärken bzw. Schwächen kategorisiert werden. Zudem werden
Entwicklungen im Umfeld als Chance oder Risiko bewertet. Die Abkürzung SWOT
steht für die englischen Begriffe der vier Kategorien: Strength, Weakness,
Opportunity, Threat. Aus der Kombination von Stärken bzw. Schwächen mit Chancen
bzw. Risiken können im Anschluss verschiedene Strategien entwickelt werden
(Ausbauen, Aufholen, Absichern, Vermeiden).]
Die Ergebnisse der SWOT-Analyse werden im Rahmen der anschließenden qualitativen
und quantitativen Befragungen (Partizipation) überprüft. Bei der Dokumentation
sollte nachvollziehbar sein, aufgrund welcher Analyse-Ergebnisse die Ableitungen
getroffen wurden.
An dieser Stelle findet bewusst kein Einbezug weiterer Stakeholder*innen statt,
da diese sonst zu tief in die Analysen eintauchen müssten. Die Beteiligung der
Stakeholder*innen ist bereits im Vorfeld durch die Interviews in Phase 1.2.2
sowie durch Beteiligungsmöglichkeiten im weiteren Prozess sichergestellt.
Die Erhebungsmethoden (qualitative Befragung in Form von Fokusgruppen und
quantitative Befragung) bauen sequenziell aufeinander auf, was einen hohen
Zeitbedarf verursacht. Daher sollte nach dem ersten Strategiezyklus kritisch
geprüft werden, welche Methodik (quantitativ/ qualitativ) in welcher Form (z. B.
Zielgruppen, Anzahl Fokusgruppen, Anzahl Befragungsteilnehmende, …) in
Anbetracht der Funktion von Partizipation zukünftig sinnvoll erscheint.
Um die Analyse-Ergebnisse zu validieren und Ideen aus dem Verband für daraus
folgende Implikationen zu sammeln, soll die Strategiegruppe in einem ersten
partizipativen Schritt innerhalb von 3 Wochen Fokusgruppen (Gruppendiskussionen)
durchführen.
Ziel der Fokusgruppen ist es, einerseits eine direkte Partizipation relevanter
Zielgruppen zu ermöglichen und andererseits Reaktionen auf die Analyse-
Ergebnisse sowie darauf aufbauende mögliche Implikationen einzusammeln. Zudem
dienen sie als Grundlage für die Erarbeitung der Inhalte der folgenden
quantitativen Mitgliederbefragung. Die Fokusgruppen sollen also vor allem einen
direkten Eindruck der Zielgruppen vermitteln und müssen nicht allen
wissenschaftlichen Ansprüchen (z. B. Transkription) genügen. Denkbar ist sowohl
eine digitale als auch eine persönliche Durchführung, entweder zeitlich verteilt
oder gebündelt an einem Wochenende.
Um den vorgesehenen Zeitplan einzuhalten, ist es notwendig, die Fokusgruppen zu
rekrutieren, bevor die Analyse-Ergebnisse feststehen (vgl. Phase 0.2.4)[4].
Daher ist es nicht möglich, spezielle, aufgrund der Ergebnisse besonders
relevante Zielgruppen zu berücksichtigen. Aus diesem Grund sind folgende
Fokusgruppen zu empfehlen (à jeweils 8-10 Personen):
Innerhalb der Gruppen sollten, soweit möglich, neben soziodemografischen
Diversitätskriterien (Alter, Geschlecht, Wohnort, …) auch weitere Aspekte, wie
bspw. unterrepräsentierte Gruppen in der DPSG und/oder Menschen mit
Behinderungen, berücksichtigt werden.
Für die methodische Vorbereitung der Fokusgruppen soll auf die Expertise der
externen Begleitung sowie die in der Gruppe vorhandene empirische Expertise
zurückgegriffen werden. Nach dem ersten Zyklus kann hierbei auf die
dokumentierte Methodik der vorherigen Zyklen zurückgegriffen werden.
Im Anschluss an die Fokusgruppen sollen 6-8 Wochen dazu genutzt werden, eine
quantitative Mitgliederbefragung durchzuführen und auszuwerten. Ziel der
Befragung ist die Validierung der auf Basis der Fokusgruppen-Erkenntnisse ggf.
angepassten oder ergänzten Ergebnisse der SWOT-Analyse.
Es besteht der Anspruch, eine wissenschaftlich fundierte Befragung(Online-
Fragebogen) durchzuführen. Für die methodische Vorbereitung der Befragung soll
auf die Expertise der externen Begleitung sowie die in der Gruppe vorhandene
empirische Expertise zurückgegriffen werden. Nach dem ersten Zyklus kann hierbei
auf die dokumentierte Methodik der vorherigen Zyklen zurückgegriffen werden. –
Wenn aus Sicht der Strategiegruppe Bedarf besteht, kann es eine Option sein, den
Fragebogen durch ein externes Institut vor Beginn der Befragung gegenprüfen zu
lassen.
Um den Befragten Wertschätzung zu vermitteln und Transparenz über den Prozess zu
schaffen, sollten die Ergebnisse der Fokusgruppen sowie der quantitativen
Mitgliederbefragung (ohne Interpretation) im Anschluss veröffentlicht werden.
Der Zeitpunkt der Veröffentlichung liegt im Ermessen der Strategiegruppe. Für
eine zeitnahe Veröffentlichung spricht die Transparenz über den Prozess und der
Ausdruck der Wertschätzung gegenüber den direkten Input-Geber*innen. Allerdings
kann eine Ressourcenknappheit in der Strategiegruppe zu diesem Prozesszeitpunkt
ein Grund sein, die Veröffentlichung auf einen späteren Zeitpunkt zu
verschieben. Die Veröffentlichung sollte spätestens mit Einreichen der Strategie
als Antrag auf der BV erfolgen.
An einem gemeinsamen Wochenende soll die Strategiegruppe nun die Ergebnisse des
vorherigen partizipativen Prozesses sichten, reflektieren und ggf. im Rahmen
einer Überarbeitung bzw. Ergänzung der SWOT-Analyse einfließen lassen.
Die methodische Vorbereitung des Workshops liegt bei der*dem Referent*in für
Verbandsentwicklung sowie der externen Begleitung. Nach dem ersten Zyklus kann
hierbei auf die dokumentierte Methodik der vorherigen Zyklen zurückgegriffen
werden.
Zum Abschluss der Analysephase sollen innerhalb von 3-4 Wochen die wichtigsten
Analyse-Ergebnisse sowie die darauf basierenden Ergebnisse der SWOT-Analyse so
aufbereitet werden, dass für Außenstehende nachvollziehbar ist, wie die
Strategiegruppe zu ihren Einschätzungen gekommen ist. Die schriftliche
Zusammenfassung dient an dieser Stelle einerseits der Prozesstransparenz für die
Mitglieder der BV, andererseits ist sie die Basis für die Entwicklung von
Strategieoptionen in der folgenden Phase.
Zur Entlastung der Strategiegruppe kann in diesem Schritt gut auf Unterstützung
durch das Bundesbüro zurückgegriffen werden.
Innerhalb von einer Woche nach Verschriftlichung und Visualisierung der
Analyseergebnisse (vgl. Phase 1.5.2) sollen die Dokumente an die Mitglieder der
BV versendet sowie für die Allgemeinheit zugänglich veröffentlicht werden. Auch
hierbei kann auf die Unterstützung durch das Bundesbüro zurückgegriffen werden.
[1] Eine solche Visualisierung existiert aktuell nicht und ist daher im ersten
Zyklus initial zu erstellen. Die Informationen hierfür sollen für die
Strategiegruppe von dem*der Referent*in Verbandsentwicklung im Vorfeld (also vor
Start dieses Meilensteins) vor- und aufbereitet werden, ggf. mit Unterstützung
aus dem Bundesbüro. Eine 80%-Lösung scheint ausreichend. Es müssen nicht alle
Strukturen bis ins letzte Detail aufgeschlüsselt werden. Nach dem ersten Zyklus
ist in Folgezyklen, wenn überhaupt, nur noch eine Überprüfung und Aktualisierung
notwendig).
[2] Es ist nicht zwingend notwendig, vor einem Strategieprozess ein GSAT
durchzuführen. Wenn dies aber sowieso geplant ist oder es sich anbietet, dieses
vorab durchzuführen, sollten die Ergebnisse berücksichtigt werden.
[3] Die Definition von „breites Bild“ muss nicht vorab festgelegt werden. Es
liegt im Ermessen der Strategiegruppe im Laufe des Prozesses zu entscheiden,
wann dieser Punkt erreicht ist.
[4]Anmerkung: Sollten für die Durchführung der Strategieentwicklung doch mehr
als die im Konzept angenommenen 1,5 Jahre zur Verfügung stehen, empfiehlt die AG
Kompass, die Fokusgruppen erst nach Ableitung der SWOT-Analyse zu rekrutieren,
um ggf. spezielle Zielgruppen berücksichtigen zu können
Das Kommentieren ist möglich: bis 12.05.2024, 13:30