| Veranstaltung: | 92. Bundesversammlung 2024 - Anträge |
|---|---|
| Status: | Beschluss |
| Abstimmungsergebnis: | Ja: 79, Nein: 0, Enthaltungen: 1 |
| Beschluss durch: | Bundesversammlung |
| Beschlossen am: | 10.05.2024 |
| Basierend auf: | A12 (TEIL 5): Konzept zur Entwicklung einer Strategie für die DPSG (Phase 2) |
Unterschiedliche Strategieoptionen für die Zukunft der DPSG werden entwickelt
(mind. 2 und max. 5). Kriterien für die Bewertung der Optionen werden
finalisiert und die Strategieoptionen schließlich auf 2 reduziert.
[Info-Box: Strategieoption: Strategieoptionen beschreiben mögliche
Zukunftsbilder, wie die DPSG in Zukunft aussehen könnte. Der Begriff
Zukunftsbild entspricht dem Begriff Strategieoption. Während die Strategieoption
ein passender interner Arbeitsbegriff ist, erscheint das Zukunftsbild als der
passendere Begriff für die Kommunikation in den Verband.]
[siehe PDF Abb. 2: Reduzierung von Strategieoptionen]
Basierend auf den Ergebnissen der Analysephase sollen nun strategische Optionen
für die Zukunft des Verbandes entwickelt werden. Als Basis dient die
systematische Darstellung der wichtigsten Analyse-Ergebnisse sowie der daraus
abgeleiteten Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken.
Leitfragen:
[siehe PDF Abb. 4: RACI Phase 2]
Die Verantwortung für die Phase liegt bei der Strategiegruppe. Bis auf die
Entscheidung zur Reduzierung von Strategieoptionen, die durch den Bundesvorstand
getroffen und vertreten werden muss.
Hauptverantwortlich für die Entwicklung von bis zu 5 strategischen Optionen
(Zukunftswerkstatt) ist die Strategiegruppe (unterstützt durch den*die
Referent*in Verbandsentwicklung). Für den Workshop zur Entwicklung von
Strategieoptionen für die DPSG auf Basis der Analysephase sollte jedoch auf die
externe Begleitung mit Fachexpertise in der Strategiearbeit zur Unterstützung
zurückgegriffen werden.
Die Reduzierung auf 3 Strategieoptionen erfolgt durch den Bundesvorstand mit
Unterstützung durch die Strategiegruppe ohne Rückbindung mit anderen Gremien, um
eine effiziente Vorauswahl durch die letztlich für die Strategie
verantwortlichen Personen sicherzustellen. Weitere Gremien werden im Rahmen der
finalen Auswahl einer Option eingebunden. Diese drei Strategieoptionen werden
von der Strategiegruppe allen beteiligten Stakeholder*innen (vgl. RACI-Matrix)
vorgestellt, die anschließend eine Kommentierungs- und Bewertungsmöglichkeit
haben.
Die Ergebnisse der Rückmeldeschleife mit den Stakeholder*innen werden von der
Strategiegruppe gesichtet, diskutiert und die Strategieoptionen bei Bedarf
weiterentwickelt, bevor der Bundesvorstand auf 2 Strategieoptionen reduziert.
Insgesamt ca. 19 Wochen mit Zeit zwischen den Terminen und abhängig von der
Terminierung selbst:
Bei der Erarbeitung und Entwicklung der strategischen Optionen sind sowohl
evolutionäre als auch radikale und ganz neue Ansätze gewünscht. Es sollten
mindestens 2 (z. B. eine evolutionäre und eine radikale Option) und maximal 5
strategische Optionen sein, um eine fokussierte und zeitlich für den Verband
leistbare Strategieentwicklung sicherzustellen. Mittels der vorgegebenen (und
anpassbaren) Bewertungskriterien werden die Strategieoptionen anschließend
bewertet und reduziert.
Sollten lediglich 2 Strategieoptionen (Minimalanforderung) entwickelt werden,
sind trotzdem alle in dieser Phase beschriebenen Prozessschritte durchzuführen,
die sich dann nur auf 2 Strategieoptionen beziehen und sich nicht mehr so
umfangreich gestalten können. Nur Phase 2.2.3 zu Vorstellung und Diskussion der
Entscheidung des Bundesvorstandes zu max. drei Strategieoptionen kann entfallen,
da keine Reduzierung vor der Fokussierung erfolgt.
Input für den Workshop zur Entwicklung von Strategieoptionen (=
Zukunftswerkstatt) sind die aufbereiteten Daten der Analysephase (v. a. der
SWOT-Analyse). Die Dauer für die Vorbereitung sollte ca. 2-3 Wochen betragen, da
die Strategiegruppe bereits die Analysephase bearbeitet hat. Die Vorbereitung
des Workshops sollte mit der externen Begleitung erfolgen, die die Vorbereitung
im Wesentlichen leitet und methodischen Input liefert. In der Agenda muss die
Überprüfung und bedarfsweise Änderung der vorgegebenen Bewertungskriterien
berücksichtigt werden.
Ziel der Zukunftswerkstatt ist die Entwicklung von mind. 2 und max. 5
Strategieoptionen durch die Strategiegruppe.
Wie die Vorbereitung sollte auch die Moderation des Workshops bei der externen
Begleitung mit deren Methoden- und Fachkompetenz liegen. Die Moderation
erfordert an dieser Stelle, an der die Strategieoptionen als Basis für die
zukünftige Strategie entwickelt werden, ein besonderes Maß an Kreativität,
Zielorientierung und externer Methodenunterstützung.
Die Strategieoptionen werden in einem iterativen Prozess (Kreieren, Gruppieren,
Clustern, Weiterentwickeln, Integrieren, Zusammenführen, Reduzieren, …) mit
Kreativmethoden aus dem Input aus der Analysephase (vgl. Ergebnisse SWOT-
Analyse, quantitative und qualitative Befragung) abgeleitet. Kreativmethoden und
die externe Begleitung ermöglichen hierbei aktiv das Denken in
Extremausprägungen und Radikaloptionen, ohne zu konkret zu werden, ohne Grenzen
und ohne Denkverbote („out of the box“, „Think big“). Anhand der genannten
Leitfragen sollen die Strategieoptionen durchdacht und beschrieben werden.
Ergebnis sind max. 5 Strategieoptionen mit je max. 6 Handlungsfeldern
(Themenbereiche), um bereits hier Fokus und effiziente Folgeschritte
sicherzustellen. Die Strategieoptionen sollten klar unterscheidbar sein und
nicht nur leicht abgewandelte Varianten.
Der Fokus liegt auf der allgemeinen Beschreibung der Strategieoptionen.
Erfahrungsgemäß entstehen in der Diskussion aber bereits Maßnahmenideen, die in
einen Speicher (Maßnahmenspeicher) für die späteren Phasen aufgenommen werden
sollten.
Nach der Entscheidung für max. 5 Strategieoptionen erfolgt noch während der
Zukunftswerkstatt die Überprüfung und bei Bedarf Änderung der
Bewertungskriterien. Die vorgegebenen Bewertungskriterien dienen der
Entscheidung zur Reduzierung der Strategieoptionen und sind auch für die
Fokussierung auf eine Strategieoption heranzuziehen. Die Reihenfolge der
Bewertungskriterien ist eine Priorisierung/ Gewichtung für eine
gesamtverbandliche Strategie der DPSG.
Bewertungskriterien
Innerhalb von 4 Wochen sollen die Ergebnisse der Zukunftswerkstatt von der
Strategiegruppe aufbereitet und dokumentiert werden. Die Dokumentation muss eine
Beschreibung der Strategieoptionen und ihre Bewertung enthalten, sodass
anschließend mit dem Bundesvorstand die Reduzierung auf max. 3 Strategieoptionen
vorgenommen werden kann.
Für die Bewertung der Strategieoptionen nach den festgelegten
Bewertungskriterien (vgl. Phase 2.1.3) eignet sich ein Abend- bis Ganztagstermin
(Empfehlung: digital), in dem abschließend eine Vorstellung der
Strategieoptionen für den Bundesvorstand erfolgen kann. Andere
Vorstellungskonzepte sind möglich und bedarfsweise zu wählen. Es geht wirklich
nur um die Vorstellung und Klärung von Verständnisfragen. An dieser Stelle ist
keine Diskussion geplant, da dies separat im Prozess zu einem späteren Zeitpunkt
erfolgt. Nach der Vorstellung werden die vorgestellten Ergebnisse dem
Bundesvorstand zur Verfügung gestellt.
Im Prozess der Reduzierung werden die jeweiligen Strategieoptionen durch die
Rückmeldungen und Kommentierungen (vgl. Phase 2.3.2) immer weiter konkretisiert
und mit Ideen „angereichert“. Auch besteht die Möglichkeit, dass Handlungsfelder
oder Inhalte aus einer Strategieoption in einer der anderen Strategieoptionen
migrieren, sofern sie auf diese Option einzahlen und die Maximalanzahl von 6
Handlungsfeldern nicht überschritten wird (der Entfall eines bereits bestehenden
Handlungsfeldes ist bei Aufnahme eines neuen möglich).
Diese Änderungen und Anpassungen im Rahmen der Reduzierung von Strategieoptionen
sollten dokumentiert werden und nachvollziehbar sein (nicht relevant für die
finale Strategie, aber für die Strategiegruppe, den Prozess und das
Wissensmanagement).
Innerhalb von 4 Wochen erfolgt die Sichtung der max. 5 Strategieoptionen aus der
Zukunftswerkstatt und die Reduzierung auf drei Strategieoptionen durch den
Bundesvorstand. Bei Fragen stehen Strategiegruppe, Referent*in
Verbandsentwicklung oder auch die externe Begleitung zur Verfügung. Die
Reduzierung erfolgt ohne Rückbindung mit anderen Gremien, um eine effiziente
Vorauswahl durch die letztlich für die Strategie verantwortlichen Personen
sicherzustellen. Der Bundesvorstand steht hierbei stets im Austausch mit der
Strategiegruppe und dokumentiert und begründet seine Abwägungen zu allen
Strategieoptionen (also auch solche, die nicht ausgewählt werden), damit die
Strategiegruppe anhand dessen die verbleibenden Optionen im weiteren Verlauf
weiterentwickeln kann.
In einem Abendtermin soll der Bundesvorstand seine Entscheidung und den
Entscheidungsprozess zur Reduzierung auf drei Strategieoptionen der
Strategiegruppe transparent und nachvollziehbar machen, um der Strategiegruppe
eine effiziente Fortsetzung ihrer Arbeit zu ermöglichen. An dieser Stelle werden
die Strategieoptionen ebenfalls inhaltlich diskutiert, um ein gemeinsames
Verständnis zu erlangen und eine gute Entscheidung in der weiteren Reduzierung
und Weiterentwicklung fällen zu können. Diese Rückmeldungen zu den
Strategieoptionen durch den Bundesvorstand werden in den Folgeschritten
diskutiert und ggf. eingearbeitet.
In den 2 Wochen nach dem Termin werden die verbliebenen Strategieoptionen
differenzierter ausgearbeitet bzw. überarbeitet. Spätestens ab hier müssen die
Optionen auch Ideen für mögliche Maßnahmen enthalten. Hierzu kann auch der
Themenspeicher zu möglichen Maßnahmen aus der Zukunftswerkstatt dienen. Die
detaillierte Ausarbeitung von Maßnahmen erfolgt allerdings erst in der
Umsetzungsphase (vgl. Phase 5).
Sollte an dieser Stelle eine Überarbeitung der Handlungsfelder notwendig sein,
gilt:Wird bei der Reduzierung der Anzahl der Strategieoptionen ein Handlungsfeld
aus einer anderen Option übernommen, muss demnach ein anderes Handlungsfeld
gestrichen oder die gesamte Strukturierung überarbeitet werden, um die max.
Anzahl von 6 Handlungsfeldern beizubehalten.
Die drei Strategieoptionen werden durch die Strategiegruppe in einem Abendtermin
den Mitgliedern der Bundesversammlung vorgestellt, damit sie diese anschließend
kommentieren können. Einführend soll der Strategieprozess der DPSG als solcher
kurz erläutert und die vorangegangenen sowie die bevorstehenden Aktivitäten
eingeordnet werden. Hierbei wird auch erklärt, wie die Reduzierung von
Strategieoptionen auf Basis der Bewertungs- und Entscheidungskriterien bei
steigendem Detaillierungsgrad erfolgt.
6 Wochen haben die Mitglieder der Bundesversammlung die Möglichkeit zur
Kommentierung und Bewertung der Strategieoptionen (z. B. digital in
Antragsgrün). Die Rückmeldungen finden Berücksichtigung in der weiteren
Reduzierung und Konkretisierung der Strategieoptionen. Hiermit wird die
Beteiligung des Verbandes (nach der Analysephase) auch an dieser Stelle
sichergestellt.
Innerhalb von 4 Wochen erfolgt die Sichtung und Diskussion der Rückmeldungen und
bei Bedarf die Einarbeitung von Rückmeldungen in die verbleibenden
Strategieoptionen durch die Strategiegruppe.
In einem Abend- bis Ganztagstermin von Strategiegruppe und Bundesvorstand
erfolgt die Reduzierung auf 2 Strategieoptionen anhand der Bewertungskriterien
(vgl.Phase 2.1.3). Die Verantwortung für die Entscheidung liegt entsprechend der
satzungsgemäßen Aufgaben beim Bundesvorstand, der im Vorbereitungs- und
Entscheidungsprozess von den Expert*innen der Strategiegruppe beraten wird.
[1] „Hinterlasse die Welt ein bisschen besser als du sie vorgefunden hast!“ ->
Chancen = SWOT
[2]Hinweis: Die Vollversammlung des BDKJ hat 2021 in ihrer Position
„Klimagerechtigkeit jetzt! Wir fordern globale Gerechtigkeit!“ beschlossen, dass
der BDKJ und seine Mitgliedsverbände bis 2030 klimaneutral sein sollen (vgl.
bdkj.de).
Das Kommentieren ist möglich: bis 12.05.2024, 13:30