Konzept zur Entwicklung einer Strategie für die DPSG (Phase 4)

Phase 4 – Finalisieren

Ziel

Die Strategie wird ausformuliert und der finale Strategieantrag der
Bundesversammlung zum Beschluss vorgelegt.

Erkenntnisinteresse und Leitfragen

Phase 4 zeichnet sich durch die Konkretisierung und endredaktionelle Arbeit an
der finalen Strategieoption aus und hat durch die Vorstellung der Strategie bei
anderen Gremien und die digitale Rückmeldeschleife einen hohen
Partizipationsgrad.

Die zuvor ausgewählte Strategieoption wird weiter ausgearbeitet, indem die
Ziele, welche auf die Option einzahlen, SMART verschriftlicht und visualisiert
werden. Neben den Zielen sollen dabei auch die Grundannahmen, die der Auswahl
der Strategieoption zugrunde lagen, kurz erläutert werden.

[Info-Box: SMART: Um Ziele eindeutig mess- und überprüfbar zu machen, können sie
SMART formuliert werden: Specific (spezifisch: eindeutig definiert), Measurable
(messbar), Achievable (erreichbar: meint ansprechend bzw. erstrebenswert),
Reasonable (angemessen: möglich und realisierbar), Time-bound (terminiert: auf
einen fixen Zeitpunkt festgelegt). Ein Ziel ist nur dann smart, wenn es diese
fünf Bedingungen erfüllt.]

Ein ganzheitlicher Offboarding-Prozess mit einer Reflexionseinheit des Prozesses
zur Strategieentwicklung dient schon dem nächsten Strategieprozess im Sinne
einer kontinuierlichen Verbesserung. Und auch für die Gruppe selbst endet mit
dieser Phase ein wichtiger Prozess: Sie beendet die intensive gemeinsame Arbeit
der letzten Jahre und löst sich auf. In der nächsten Phase liegt es dann an den
Verantwortlichen der Bundesebene, die Strategie in die Umsetzung zu bringen.

Leitfragen zur Überprüfung der Ziele:

Verantwortung und Beteiligung

[siehe PDF Abb. 6: RACI Phase 4]

In der Phase des Finalisierens ist die Strategiegruppe nochmal gänzlich gefragt.
Sie leitet die strategischen Ziele der Strategieoption ab, legt diese
entsprechend fest und formuliert eine finale Strategie aus.

Im nächsten Schritt wird die Strategie den Mitgliedern der Bundesversammlung
vorgestellt, welche dann in einer digitalen Rückmeldeschleife die Möglichkeit
zur Kommentierung haben. Darauffolgend werden von der Strategiegruppe die
Rückmeldungen bearbeitet und Änderungen in die Strategie eingepflegt, bevor die
finale Strategie als Antrag auf der Bundesversammlung eingereicht wird. Die
Bundesversammlung entscheidet über diesen Antrag.

Die Arbeit der Strategiegruppe ist mit der Verabschiedung des Antrages getan.
Sie trifft sich aber noch zum Offboarding: Dieses beinhaltet die Reflexion des
Prozesses, der Zusammenarbeit und der gemeinsamen Zeit als Gruppe selbst. Das
Wochenende ist zeitlich auch das Closing der Gruppe.

[Info-Box: HINWEIS: Der Antrag zur Strategie muss mit einer 2/3 Mehrheit
verabschiedet werden. Sollte der Antrag nicht angenommen werden, ist situativ
vom Verband zu entscheiden, wie weiter verfahren wird und welche Maßnahmen
ergriffen werden, um die Strategie auf dem Weg zu bringen.]

Dauer und Aufwand

Insgesamt ca. 16-18 Wochen mit Zeit zwischen den Terminen und abhängig von der
Terminierung selbst. Die Bundesversammlung ist inklusive gerechnet. Das
abschließende Wochenende zur Reflexion ist exklusive.

Vorgehen, Arbeitsformate und Methoden

Phase 4 bildet den Höhepunkt für die Strategiegruppe und auch die
Bundesversammlung und ihre Mitglieder. Die in Phase 3 ausgewählte
Strategieoption wird weiter konkretisiert, mit SMARTen Zielen versehen und
schließlich als finale Strategie ausformuliert. Am Ende steht die Entscheidung
über die Strategie. Partizipation spielt dabei eine zentrale Rolle. Die
Mitglieder der Bundesversammlung haben die Möglichkeit, die ausgearbeitete
Strategie in einer Rückmeldeschleife zeitnah vor der BV zu sichten und kritisch
zu hinterfragen. Anhand der Rückmeldungen wird die Strategie angepasst, sodass
sie der BV als Antrag zur Entscheidung vorgelegt werden kann.

4.1 Ausformulierung der Strategie und ihrer Ziele

Meilenstein: Die ausformulierte Strategie wurde den
Mitgliedern der BV zur Kommentierung vorgelegt.

4.1.1 Ableitung und Festlegung von SMART formulierten Zielen

Die Strategiegruppe leitet in einer weiteren Arbeitsphase die strategischen
Ziele ab, konkretisiert sie und legt sie für die finale Strategie fest.
Beschreibungen sollten hier ebenfalls Unterziele, mögliche Maßnahmen – sofern
schon Ideen vorhanden sind, Verantwortlichkeiten, Fristen und Ressourcen
enthalten, welche die Strategieoption greifbarer machen. Insgesamt sollten alle
Ziele nach Möglichkeit also SMART formuliert sein: spezifisch, messbar,
erreichbar, realistisch/ angemessen, terminiert.

4.1.2 Vorstellung der Strategie

Es folgt die Präsentation der formulierten Strategie an einem Abendtermin: In
einer offiziellen Vorstellung der Strategie für die Mitglieder der
Bundesversammlung können Rückfragen gestellt und auch die Strategie von größerem
Publikum überprüft werden.

4.1.3 Rückmeldeschleife

In der daran anschließenden Rückmeldeschleife (z. B. digital in Antragsgrün)
besteht die Möglichkeit, ein weiteres Mal Einfluss auf die Ausgestaltung der
Strategie zu nehmen. Fokus der Mitglieder sollte nun vor allem auf folgenden
Fragen liegen, die letztlich auch mit ihrer Rolle als Vertretung / Delegierte*r
ihrer Gruppierung zu stellen sind:

4.2 Finalisierung der Strategie

Meilenstein: Die Strategie wird der BV zur Entscheidung
vorgelegt.

4.2.1 Sichtung der Rückmeldungen und Antragstellung

Unter Berücksichtigung der Rückmeldungen der Mitglieder der Bundesversammlung im
Rahmen der vorher stattgefundenen Rückmeldeschleife wird die Strategie
überarbeitet und bedarfsweise angepasst. Damit einhergehend wird der Antrag an
die BV erstellt und eingereicht. Dafür sollten 2-4 Wochen eingeplant werden, da
nicht absehbar ist, wie zahlreich und weitgehend die Rückmeldungen sind.

4.2.2 OPTIONAL: Antragscafé vor der Bundesversammlung

Wir empfehlen eine Präsentation der nun überarbeiteten Strategie zur Klärung
letzter Fragen und damit zur Erhöhung der Akzeptanz, z. B. in einem Antragscafé
vor der Bundesversammlung.

4.2.3 Bundesversammlung und Entscheidung über die Strategie

Der Beschluss der Strategie auf der Bundesversammlung ist der letzte Meilenstein
der Strategiegruppe. Es ist damit zu rechnen, dass Änderungsanträge von
Mitgliedern der Bundesversammlung eingereicht werden, um weitere Anpassungen an
der Strategie vorzunehmen. Die Antragsteller*innen der Strategie können die
Änderungen dann in Abstimmung mit der Strategiegruppe direkt aufnehmen oder dies
die Versammlung entscheiden lassen. Umgekehrt können aber auch die
Antragsteller*innen in Abstimmung mit der Strategiegruppe selbst noch Änderungen
vornehmen.

Die Kommunikation des Beschlusses (diverse Kanäle des DPSG-Bundesverbandes)
läuft über die Regelkommunikation des Öffentlichkeitsteams der BV. Eine zeitnahe
Veröffentlichung auf der dpsg.de ist wünschenswert.

4.3 Abschluss, Reflexion und Offboarding

Meilenstein: Reflexion des Prozesses und Konzeptes zur
Strategieentwicklung sowie Offboarding der Strategiegruppe.

Das letzte Wochenende der Strategiegruppe sollte eine umfangreiche Reflexion
ihrer Arbeit in den vergangenen Jahren, des Strategieentwicklungsprozesses
selbst und des Konzeptes umfassen.

Leitfragen zur Reflexion des Konzeptes:

Zeitgleich ist dies der Termin für den Abschluss und das Offboarding der
Strategiegruppe: Organisatorische Absprachen; Klärung, wie es weitergeht;
Klärung, wer ggf. als Sparring für die Umsetzung der Strategie dienen kann;
Klärung, wer ggf. beim Onboarding einer nächsten Strategiegruppe unterstützen
kann; usw.

Die Gruppe sollte sich unabhängig vom Beschluss der BV feiern und genießen, dass
es geschafft ist.

Hinweis: Der Zeitpunkt und der Inhalt des letzten Treffens der Strategiegruppe
sind unabhängig vom weiteren Strategieprozess, da die Strategie nun in die
Umsetzung kommt. Die Erkenntnisse in der Reflexion der Strategiegruppe werden
erst zu Beginn des darauffolgenden Strategiezyklus wichtig.