Konzept zur Entwicklung einer Strategie für die DPSG (Phase 5)

Phase 5 – Umsetzen

Ziel

Konkrete Maßnahmen zur Umsetzung der beschlossenen Strategie werden abgeleitet
und umgesetzt. Die Wirksamkeit der Strategie wird anhand der Ziele überprüft.

Erkenntnisinteresse und Leitfragen

In dieser Phase wird durch Bundesvorstand und Vorstand BSG e. V. festgelegt,
welche Veränderungs- und Umbaumaßnahmen im Verband angegangen werden müssen, um
die Strategie umzusetzen. Auch Teilschritte, die Verteilung der vorhandenen
Ressourcen und die Verantwortlichkeit für die notwendigen Veränderungsprozesse
werden definiert. Außerdem muss ein messbares Bewertungssystem bestimmt werden,
damit das Vorankommen und die Umsetzungsschritte greif- und nachvollziehbar
werden. Dabei soll – soweit möglich – auf vorhandene Berichte und
Auswertungsprozesse zurückgegriffen und diese angepasst werden. Nur wenn dies
nicht zielführend ist, soll ein neues Bewertungssystem entwickelt und etabliert
werden. Die verantwortlichen Gremien auf Bundesebene übernehmen gemäß ihrer
Zuständigkeit die Umsetzung der Veränderungsschritte und berichten gemäß dem
festgelegten Bewertungssystem.

Mindestens im Rahmen der jährlichen Berichterstattung zur Bundesversammlung muss
das Vorankommen bei der Erreichung der strategischen Ziele und Unterziele
ersichtlich werden. Dabei ist auf ein hohes Maß an Transparenz zu achten, indem
auch über den Fortschritt bei der Umsetzung der jeweiligen Strategie, also über
daraus erreichte Ziele und Meilensteine, berichtet wird.

Leitfragen Controlling:

Leitfragen Implementierung:

Verantwortung und Beteiligung

[siehe PDF Abb. 7: RACI Phase 5]

Verantwortlich für die Festlegung des Umbaubedarfs sowie für die Verteilung von
Ressourcen und Zuständigkeiten sind die Letztverantwortlichen der Operative in
Verband und Rechtsträger, also Bundesvorstand und Vorstand BSG e. V. Mit der
Kommunikation dieser Entscheidungen geht auch die Verantwortung der Umsetzung
und der Berichterstattung an die verschiedenen Gremien über. Diese
Zuständigkeiten können allerdings nicht pauschal festgelegt werden, da sie von
der jeweiligen Strategie, ihren Zielen und Handlungsschritten abhängigsind.

Das Monitoring wiederum obliegt der Bundesversammlung und zusätzlich – in
Bereichen, die explizit in den Aufgabenbereich des Rechtsträgers fallen – der
Mitgliederversammlung des BSG e. V.

Dauer und Aufwand

Insgesamt ca. 3 Monate bis zum Abschluss der Festlegung von
Veränderungsbedarfen. Insgesamt 5 Jahre für die gesamte Umsetzung der Strategie
bis zum nächsten Zyklus.

Vorgehen, Arbeitsformate und Methoden

Die Organisation des Verbandes sollte darauf ausgerichtet sein, die Strategie
möglichst effizient umzusetzen.

Zur Vorbereitung von Implementierung, Monitoring und Controlling soll daher im
Rahmen einer Analyse überprüft werden, wo die aktuelle Organisation die
effiziente Umsetzung der Strategie ermöglicht und wo Umbaubedarf besteht. Dafür
treffen sich Bundesvorstand und Vorstand BSG e. V. zu einem Arbeitswochenende
und führen die Analyse des Umbaubedarfs durch. Bei diesem Wochenende sollen
sowohl die notwendigen Veränderungen in der Verbands- und Gremienstruktur sowie
des Ressourceneinsatzes identifiziert als auch ein passendes Zielsystem zur
Umsetzung und für das Monitoring definiert werden. Gegebenenfalls kann es dabei
notwendig sein, einen separaten Prozess zum Ändern und Anpassen des
Organisationsdesigns des Verbandes anzustoßen. Zum Beispiel, wenn eine Strategie
erfordert, dass sämtliche Strukturen der DPSG anzupassen sind.

Anschließend erfolgt die Kommunikation der Ergebnisse der Analyse des
Umbaubedarfs des Verbandesdurch den Bundesvorstand an Gremien und Aktive auf
Bundesebene und die Diözesanverbände. Um die Ableitung von Maßnahmen zur
Implementierung abzuschließen, werden die verschiedenen Gremien auf Bundesebene
gemäß den festgelegten Zuständigkeiten aktiv. Die einzelnen Gremien
differenzieren eigenverantwortlich die zugeordneten strategischen Ziele in
Unterziele aus und führen die angedachten Aktivitäten, mögliche Fristen,
benötigte Ressourcen und die Verantwortlichkeiten auf.

Controlling und Monitoring erfolgen mindestens im Rahmen der jährlichen
Berichterstattung an die Bundesversammlung. Dort wird über das Vorankommen bei
der Erreichung der strategischen Ziele und der dazugehörigen Unterziele
berichtet und somit Rechenschaft abgelegt.

5.1 Vorbereitung

Meilenstein: Der Umbaubedarf im Verband wurde analysiert und
ein Zielsystem für das Monitoring der Strategie festgelegt.

5.1.1 Analyse des Umbaubedarfs für den Verband

Spätestens sechs Wochen nach Beschlussfassung der Strategie findet ein
Arbeitswochenende von Vorstand BSG e. V. und Bundesvorstand statt. Dort soll der
Veränderungsbedarf für die Organisation des Verbandes genauer definiert werden.
Besonderes Augenmerk soll dabei auf folgenden Punkten liegen:

5.1.2 Definition eines passenden Zielsystems

Ein passendes Zielsystems zur Umsetzung und zum Monitoring der strategischen
Ziele muss außerdem im Rahmen des begonnenen Arbeitswochenendes (vgl. Phase
5.1.1) definiert werden: DasZielsystem macht die strategischen Ziele messbar.
Für das Monitoring und die Umsetzung der strategischen Ziele werden in diesem
Schritt die Verantwortlichkeiten festgelegt.

5.2 Ableitung von Maßnahmen zur Implementierung

Meilenstein: Konkrete Unterziele, Aktivitäten,
Verantwortlichkeiten, Fristen, Ressourcen etc. zur Umsetzung
der Strategie wurden festgelegt.

5.2.1 Kommunikation der Ergebnisse der Analyse des
Umbaubedarfs

Innerhalb von maximal drei Wochen nach dem Arbeitswochenende soll die
Kommunikation der Ergebnisse der Analyse des Umbaubedarfs erfolgen. Diese geht
aktiv an Gremien und Aktive auf Bundesebene sowie an die Diözesanverbände.
Darüber hinaus sollen sie für alle weiteren Untergliederungen und Externe
einsehbar veröffentlicht werden.

5.2.2 Eigenverantwortliche Ausdifferenzierung der Ziele

Gemäß den zugeordneten strategischen Zielen verantworten die einzelnen Gremien
auf Bundesebene eine Ausdifferenzierung in Unterziele selbst. Dabei soll auf
angedachte Aktivitäten, mögliche Fristen, benötigte Ressourcen und
Verantwortlichkeiten eingegangen werden.

Bei der Ableitung von Maßnahmen zur Umsetzung und Implementierung der Strategie
ist neben den strategischen Zielen auch auf die Entscheidungskriterien, den
Mehrwertundangemessene Entscheidungs- und Gestaltungsspielräume für Kinder und
Jugendlichen zu achten.

Die Ausdifferenzierung sollte nicht länger als drei Monate Zeit in Anspruch
nehmen, damit sich die Gremien anschließend der eigentlichen Umsetzung widmen
können.

5.3 Controlling und Monitoring

Meilenstein: Das Monitoring zur Umsetzung der Strategie ist
fester Bestandteil der regelmäßigen Berichterstattung.

Das Minimum an Controlling und Monitoring entspricht der
jährlichenBerichterstattung an die Bundesversammlung über das Vorankommen bei
der Erreichung der strategischen Ziele und der dazugehörigen Unterziele.
Maßnahmen und Vorgänge, die ihrer Natur nach in die Zuständigkeit des
Rechtsträgers gehören, werden analog in der Mitgliederversammlung des BSG e. V.
berichtet und im Blick behalten.

Auf einen regelmäßigen Austausch zwischen den verschiedenen umsetzenden Gremien
über geplante Maßnahmen und die nächsten Schritte ist zu achten, ummögliche
Synergien zu identifizieren und Konkurrenz zwischen Maßnahmen – beispielsweise
aufgrund von Terminkollisionen – zu vermeiden.